Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald
02 gru 2014
Inwentaryzacja dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki. Ponadto inwentaryzacja przeprowadzana jest na należnościach, w tym udzielonych pożyczkach.
Proces inwentaryzacji nie ogranicza się do spisania lub porównania danych księgowych, ponieważ rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych.
Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.
Potwierdzenie salda środków pieniężnych nie jest uciążliwym zadaniem. Najbezpieczniejszą formą inwentaryzacji jest wysłanie potwierdzenia tzw. prośby o potwierdzenie salda w formie tradycyjnej, czyli listem poleconym. W przypadku kontrahentów zagranicznych może odbyć się to za pomocą poczty elektronicznej.
Należy mieć jednak na uwadze, że w przypadku sprawy sądowej o sporną należność potwierdzenie mailowe może mieć mniejszą wartość dowodową. Dlatego też należności od kontrahentów krajowych najlepiej potwierdzić za pomocą listu poleconego.
Saldo rozrachunków cechuje się tym, że należność jednej jednostki stanowi jednocześnie zobowiązanie innej. Dlatego też często pojawia się pytanie, czy powinno potwierdzać się saldo należności, czy konieczne jest również dokonanie inwentaryzacji zobowiązań.
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że drogą potwierdzenia sald należy zinwentaryzować należności. Jeśli potwierdzimy zobowiązanie naszego kontrahenta, zasada potwierdzenia naszej należności jest de facto zachowana, jednakże nie należy wychodzić z założenia, że to nasz dłużnik wyśle taką prośbę. Dlatego też obowiązuje niepisana reguła, że wierzyciel wysyła potwierdzenie do dłużnika.